Jotta pääset käyttämään Microsoft 365 (entinen office 365) palvelua, on sinun ensin määritettävä palvelun vaatimat DNS eli nimipalvelintietueet. 

Huom: Muutoksien suorittamiseksi tarvitset pääsyn verkkotunnuksen DNS-hallintaan sekä Microsoft 365 organisaatiosi järjestelmänvalvojan tunnukset. Mikäli olet ostanut Microsoft 365 palvelun meiltä Louhelta, hoidamme palvelun määrityksen puolestanne mikäli palveluun liitettävä verkkotunnus on myös meillä Louhella. Muussa tapauksessa toimitamme teille kirjalliset ohjeet palvelun käyttöönottoon.

Toimialueen eli verkkotunnuksen (domainin) vahvistaminen käyttämällä TXT-tietuetta

Microsoft 365 palvelussa verkkotunnus vahvistetaan käyttämällä TXT -tietuetta. Kirjaudu verkkotunnuksesi DNS-hallintaan ja lisää Microsoft 365 palvelun TXT -vahvistustietue. Vaaditun vahvistustietueen saat verkkotunnuksen lisäämisen yhteydessä.

TXT-vahvistustietueella osoitat Microsoftille omistavasi kyseisen verkkotunnuksen, ja että sinulla lupa käyttää kyseistä verkkotunnusta. Jokaisella verkkotunnuksella voi olla kerrallaan vain yksi Microsoft 365 palvelu käytössä. Mikäli saat ilmoituksen "Olemme vahvistaneet, että omistat xxxxxx.fi, mutta sitä ei voi lisätä tiliisi, koska toimialue on jo lisätty toiseeen Microsoft 365 organisaatioon: xxxxxxx.onmicrosoft.com", tulee verkkotunnus poistaa toisesta Microsoft 365 tilistä tai siirtää olemassa oleva Microsoft 365 tili Louhelle.

HUOM: Alla oleva Osoite-arvo on esimerkki. Saat vaaditun vahvistustietueen verkkotunnuksen määrityksen yhteydessä.

TXT-vahvistustietueen hakeminen ja hyväksyminen:

Kirjaudu omilla Microsoft 365 palvelun yleisen järjestelmävalvojan tunnuksilla osoitteeseen portal.office.com/adminportal

1. Valitse vasemmasta valikosta Asetukset -> Toimialueet. (eng. Settings -> Domains)

Verkkotunnuksen lisääminen onnistuu kohdasta +Lisää toimialue

2. Kirjoita Toimialuenimi-kenttään haluamasi verkkotunnus ja klikkaa Käytä tätä toimialuetta.

3. Jätä täppä kohtaan Lisää TXT-tietue toimialueen DNS-tietueisiin ja klikkaa Jatka.

4. Kopio TXT-nimi, -arvo ja TTL ja käy lisäämässä ne verkkotunnuksesi DNS-tietueeseen sen palveluntarjoajan hallintakonsolissa, josta olet ostanut verkkotunnuksen.

Kun DNS-tietue on päivittynyt, niin palaa takaisin Microsoft 365 hallintaportaaliin ja klikkaa Vahvista.

Huom: Verkkotunnukselle tehdyt muutokset astuvat yleensä voimaan 1 - 2 tunnin kuluessa, mutta se voi tapahtua nopeamminkin (kokemuksemme mukaan päivitys saattaa tapahtua jo 10 - 20 minuutia kuluttua). Kun olet lisännyt TXT-vahvistustietueen, voit palata palveluun uudestaan esim. 10 - 20 minuutin kuluttua takaisin ja kokeilla vahvistaa verkkotunnuksen. Palvelu antaa virheilmoituksen, jos DNS-tietue ei ole vielä päivittynyt. Kokeille tällöin vahvistusta uudestaan myöhemmin.

Sähköpostiliikenteen ohjaaminen Microsoft 365 palveluun MX-tietueen avulla

Kun olet valmis käyttämään Microsoft 365 palvelun sähköpostia, täytyy sinun ottaa käyttöön palvelun vaatima MX-tietue. Palvelun MX-tietue on yksilöllinen ja noudattaa muotoa <MX token>.mail.protection.outlook.com. Verkkotunnuksen yksilöllisen MX-tietueen saat toimialueen vahvistamisen yhteydessä tai jälkikäteen seuraavasti:

1. Valitse Toimialueet -> klikkaa verkkotunnusta -> Aloita määritys.
2. Valitse Toimialueet -sivulla toimialueen.
3. Kohdassa Tarvittavat DNS-asetukset näet lisättävät DNS-tietueet.

MX-tietueen lisäämisen lisäksi suosittelemme lisäämään Microsoftin SPF-tietueen. Lisää SPF-tietue verkkotunnuksen DNS-tietueeseen. 

Huom: Verkkotunnuksella voi olla samanaikaisesti vain yksi SPF-tietue käytössä. Jos verkkotunnuksella on jo SPF-tietue, älä luo uutta SPF-tietuetta Microsoft 365:lle. Lisää sen sijaan vaadittavat Microsoft 365 SPF-arvot nykyiseen tietueeseen, jotta käytössäsi on yksi SPF-tietue, joka sisältää nykyiset SPF-arvot ja Microsoft 365 SPF-arvot.

CNAME-tietueen lisääminen

Seuraavaksi voit lisätä Microsoft 365 palvelun vaatiman CNAME-tietueen. Noudata samoja ohjeita kuin aiemmin, mutta käytä tietueen tyyppinä CNAME:a.

Muiden CNAME-tietueiden lisääminen (valinnainen)

Alla olevat tietueet eivät ole välttämättömiä Microsoft 365 tilin toiminnalle, mutta mikäli haluat käyttää niihin liittyviä palveluita, on nämä lisättävä verkkotunnuksen DNS-tietueeseen.

SRV-tietueiden lisääminen (valinnainen)

Viimeisenä lisätään Microsoft 365 palvelun SRV-tietueet. Nämä ovat myös Skype for Business palvelua varten.

Huomioitavaa SRV-tietueista:

• Palvelu ja Protokolla: Jos palveluntarjoajallasi ei ole erillisiä kenttiä näille SRV -tietueille, sinun on määritettävä Palvelu- ja Protokolla-arvot tietueen Nimi-arvona
  • Esimerkiksi: Nimi: _sip._tls
• Prioriteetti, Paino ja Portti: Jos palveluntarjoajallasi ei ole erillisiä kenttiä näille SRV -tietueille, sinun on määritettävä ne tietueen Nimi-arvona. Voit määrittää yhdistetyn arvon luomalla yhden merkkijonon, jossa arvot on erotettu toisistaan välilyönneillä ja joiden lopussa on piste. Arvot on sisällytettävä seuraavassa järjestyksessä: Prioriteetti, Paino, Portti, Kohde.
  • Esimerkiksi: Kohde: 100 1 443 sipdir.online.lync.com.

Louhen verkkotunnushallinnassa SRV-tietueet lisätään seuraavalla tavalla:

Muista tallentaa tekemäsi muutokset.

Uusien käyttäjien luominen ja käyttäjähallinta:

Microsoft 365 käyttäjähallinta löytyy osoitteesta portal.office.com/adminportal.

Valitse vasemmasta valikosta Käyttäjät -> Aktiiviset käyttäjät -> Lisää käyttäjä.

Syötä seuraavaksi uuden käyttäjän tiedot. Toimialueet-alasvetovalikosta voit valita sähköpostiosoitteen loppupäätteen. Valikosta löydät kaikki verkkotunnukset, jotka palveluun on liitetty. 

Jatka klikkaamalla Seuraava.

Seuraavassa kohdassa määritetään käyttäjälle käyttöoikeus.

Ilman käyttöoikeutta luotavalla käyttäjällä ei ole sähköpostilaatikkoa taikka muita Microsoft 365 palvelun sovelluksia käytössä. Käyttöoikeudettomia käyttäjiä käytetään yleensä käyttäjähallinnan eli järjestelmänvalvojatilien luomiseen, koska ne eivät tarvitse lisenssin sisältämiä palveluita.

Seuraavassa kohdassa määritetään käyttäjälle mahdolliset roolit Microsoft 365 hallintaportaaliin. Yleisellä järjestelmänvalvojalla (Global Admin) on oikeudet mm. lisätä ja poistaa käyttäjiä, vaihtaa käyttäjien salasanoja ja muuttaa muiden käyttäjätilien tietoja.

Tarkista yhteenveto.

Kopio käyttäjätunnukset ja toimita ne käyttäjälle. Uusi käyttäjä pääsee kirjautumaan tilille osoitteessa portal.office.com.

Tilin luomisen jälkeen sen pitäisi muutaman minuutin kuluessa näkyä aktiiviset käyttäjät- välilehdellä.

Klikkaamalla käyttäjää aukeaa alla näkyvä valikko, jossa käyttäjätilin asetuksia voi muokata. Täältä onnistuu mm. tilin nimen muuttaminen ja unohtuneen salasanan palautus.

Microsoft 365 Office-työpöytäsovellusten asennus.

Ladattavat Microsoft 365 Office-työpöytäsovellukset sisältyvät Microsoft 365 Apps for Business sekä Microsoft 365 Business Standard lisensseihin.

Jokainen lisenssityyppi (Basic, Standard ja Apps for Business) sisältää Word-, Excel- ja Powerpoint-ohjelmien verkkoversiot. Voit avata verkkoversiot osoitteesta portal.office.com.

Asennukseen et tarvitse lisenssikoodia vaan käyttäjien (joille on lisätty lisenssi) tulee ladata työpöytäsovelluspaketti itse omalta portal.office.com etusivulta.

Sisäänkirjautumisen jälkeen valitse etusivulta Asentaminen ja paljon muuta -> Asenna Microsoft 365 -sovelluksia. Asennuksen yhteydessä laitteellasi olevat vanhat Microsoft ohjelmat poistetaan ja tilalle asennetaan uudet. Tallennettuja asiakirjoja asennus ei poista eli mitään tiedostoja ei asennuksessa häviä.