Ryhmien luominen onnistuu järjestelmänvalvojan tunnuksien avulla.

Ryhmien lisääminen onnistuu admin -portaalista osoitteesta admin.google.com.

Ryhmän lisääminen portaalin kautta

1. Kirjaudu admin -portaaliin osoitteesta admin.google.com
2. Hallintapaneelista valitse kohta Ryhmät
3. Klikkaakuvaketta sivun alalaidasta
4. Lisää seuraavat ryhmän tiedot
   • Ryhmän nimi 
   • Ryhmän sähköpostiosoite. Jos käytössäsi on useampi verkkotunnus, voit valita haluamasi osoitteen käyttäen alasvetovalikkoa.
   • (vaihtoehtoinen) lisää ryhmän kuvaus.
   • Valitse ryhmän käyttöoikeustaso
   • Jos haluat voit lisätä automaattisesti kaikki organisaation käyttäjät ryhmään
5. Klikkaa Luo

Kun ryhmä on luotu, voit lisätä ryhmään käyttäjiä, muokata ryhmän asetuksia sekä tietoja. Huom: kannattaa aina kokeilla, että ryhmä/postituslista toimii halutulla tavalla. G Suite palvelu sallii miltein rajattomat mahdollisuudet postilaatikon määritykselle, jolloin myös toiminnan varmistaminen on tärkeää.

Ryhmän käyttöoikeustasot:

Julkinen: Kaikki verkkotunnuksessa voivat liittyä, lähettää viestejä, tarkastella jäsenluetteloa ja lukea arkistoa

Tiimi: Vain ylläpitäjät voivat kutsua uusia jäseniä, mutta kaikki verkkotunnuksen käyttäjät voivat lähettää viestejä, tarkastella jäsenluetteloa ja lukea arkistoja 

Vain ilmoitukset: Vain ylläpitäjät voivat lähettää viestejä ja tarkastella jäsenluetteloa, mutta kaikki verkkotunnuksen käyttäjät voivat liittyä ja lukea arkistoja

Rajoitettu: Vain ylläpitäjät voivat kutsua uusia jäseniä. Vain jäsenet voivat lähettää viestejä, tarkastella jäsenluetteloa ja lukea arkistoja. Ryhmään lähetetyt viestit eivät näy hakutuloksissa.

1# Yhteiskäyttöisen postilaatikon määritykset (suositus)

Luodaksesi jaetun postilaatikon, jota pääsee lukemaan halutut käyttäjät organisaatiosta, luo tili seuraavalla tavalla: 

Valitse ryhmän käyttöoikeustasoksi Tiimi Tämän jälkeen aukeaa uusi valinta, missä pystyt sallimaan viestien lähettämisen kaikkialta internetistä (organisaation ulkopuolelta). Valitse tämä ja klikkaa Luo

2# Vaihtoehtoiset suositusasetukset (PÄIVITETTY 2019) 

Google on hieman päivittänyt omaa ulkoasuaan vuonna 2019 ja tähän liittyen myös jotkin asetukset ovat voineet muuttua. Jos sinulle ei avaudu aikaisempia ryhmäasetuksia vastaavaa valikkoa, niin meidän suositus on käyttää seuraavia asetuksia. Nämä vastaavat vaihtoehto 1# mukaisia asetuksia

Tämän jälkeen kaikki ryhmän jäsenet pystyvät vastaanottamaan viestejä samasta osoitteesta. Jotta viestien lähettäminen onnistuu yhteiskäyttöisestä sähköpostiosoitteesta, täytyy käyttäjän lisätä osoite erikseen oman Gmail -tilin alta. Ohjeistuksen osoitteen lisäämiseen löydät osoitteesta: Sähköpostin lähettäminen käyttäen sähköpostialiasta